Uso gratuito in esenzione dal pagamento del canone di concessione
Il decreto ministeriale 21 marzo 2024, n. 108 esenta dal pagamento del canone di concessione l'uso di riproduzioni di documenti d'archivio che soddisfino uno o più dei seguenti requisiti:
- riproduzioni di beni culturali e loro riuso per volumi a cui viene riconosciuto dall’ente concedente un carattere scientifico (contributi in volume, atti di convegni nazionali ed internazionali) e accademico
- riproduzioni di beni culturali e loro riuso per volumi e riviste a cui viene riconosciuto dall’ente concedente un contenuto divulgativo e didattico
- riproduzioni di beni culturali e loro riuso per cataloghi d’arte, mostre e manifestazioni culturali con tiratura fino a 4000 copie
- riproduzioni di beni culturali e loro riuso per riviste scientifiche e di Classe A di cui agli elenchi dell’Agenzia nazionale di valutazione del sistema universitario e della ricerca (ANVUR)
- riproduzioni di beni culturali e loro riuso per pubblicazioni in giornali e periodici nell’esercizio del diritto-dovere di cronaca
- riproduzioni di beni culturali e loro riuso destinate alle pubblicazioni liberamente accessibili da chiunque senza il pagamento di un prezzo (c.d. open access)
- riproduzioni di beni culturali eseguite autonomamente da chiunque (come ad esempio studenti, studiosi, ricercatori, docenti universitari) effettuate a scopo non lucrativo e non destinate alla vendita
- riproduzioni di beni culturali e loro riuso per la realizzazione del materiale espositivo, scientifico, didattico e divulgativo di mostre e manifestazioni culturali organizzate da un organo del Ministero ovvero da enti pubblici e privati per finalità di valorizzazione del patrimonio culturale attuate senza scopo di lucro
La richiesta per l'utilizzo di riproduzioni di documenti d'archivio in esenzione dal pagamento del canone di concessione va compilata adottando l'apposito modulo [PDF] [Word] e trasmessa per posta elettronica. Nel modello andrà indicata la segnatura archivistica esatta dei documenti dei quali si richiede fotoriproduzione: (fondo, serie, numero dell’unità di conservazione[ busta], numero dell’unità archivistica [fascicolo o registro], numero del documento R[ecto] e/o V[erso] Non si accettano immagini di documentazione a sostituzione o a corredo di detta segnatura inviate come allegato alla richiesta. A seguito dell'esame della richiesta e della verifica dei requisiti in essa dichiarati, l'Archivio di Stato riconosce l'esenzione dal pagamento del canone di concessione, appone in calce alla richiesta il nulla osta all'utilizzo e la restituisce al richiedente per posta elettronica.
Uso soggetto al pagamento del canone di concessione
Al di fuori dei casi di gratuità previsti dal Decreto Ministeriale 21 marzo 2024, n. 108, l'uso di fotoriproduzioni di documenti conservati dall'Archivio di Stato è soggetto a concessione da parte del Ministero della Cultura e al pagamento di un canone.
La richiesta di concessione per l'utilizzo di fotoriproduzioni di documenti d'archivio va compilata adottando l'apposito modulo [PDF] [Word]. Nel modello andrà indicata la segnatura archivistica esatta dei documenti dei quali si richiede fotoriproduzione: (fondo, serie, numero dell’unità di conservazione[ busta], numero dell’unità archivistica [fascicolo o registro], numero del documento R[ecto] e/o V[erso] Non si accettano immagini di documentazione a sostituzione o a corredo di detta segnatura inviate come allegato alla richiesta. La destinazione d'uso dovrà riportare la segnatura esatta del documento e la menzione "su concessione del Ministero della Cultura - Archivio di Stato di Latina" e l'espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo. Il richiedente è obbligato a consegnare all’Archivio di Stato tre copie della pubblicazione o il relativo file in caso di pubblicazione on-line.
La richiesta va inviata per posta in busta chiusa all'indirizzo "Archivio di Stato di Latina, Via dei Piceni 24, 04100 Latina". Sull'istanza va applicata una marca da bollo da 16 euro. In alternativa la richiesta può essere bollata elettronicamente mediante il servizio di “Acquista[at]e.bollo” e trasmessa per posta elettronica.
Le amministrazioni dello Stato, gli enti pubblici locali e le onlus sono esenti dall'imposta di bollo.
L'atto di concessione, anch'esso provvisto di marca da bollo da 16 euro a carico del concessionario, è rilasciato dal Direttore dell'Istituto.
Il concessionario è tenuto altresì al pagamento del canone di concessione, calcolato sulla base del tariffario per le riproduzioni.
Il termine entro cui viene espletata la procedura è di 30 giorni dal momento della ricezione della richiesta completa in ogni sua parte e corredata dalla ricevuta del pagamento del canone di concessione.
