Gli Archivi di Stato sono organi periferici del Ministero della Cultura (MiC).
Hanno sede in ogni capoluogo di provincia con il compito di:
- conservare a seguito di versamento (consegna obbligatoria all’archivio di Stato):
- gli archivi prodotti dagli organi e dagli uffici degli Stati preunitari;
- la documentazione relativa agli affari esauriti da oltre trent’anni prodotta dagli organi giudiziari e amministrativi statali;
- gli archivi dei notai che cessarono l’esercizio professionale anteriormente all’ultimo centennio;
- gli archivi degli uffici statali soppressi e degli enti pubblici estinti
- conservare gli archivi ricevuti da enti pubblici a seguito di comodato o deposito, o da privati a seguito di comodato, deposito, donazione o acquisto.
- rendere consultabili gli archivi.
- vigilare sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici della Pubblica amministrazione ai sensi della normativa attualmente in vigore (decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 41). Tale vigilanza è esercitata attraverso le Commissioni di sorveglianza e scarto, previste per ogni ufficio dell'amministrazione statale in sede periferica. Esse sono composte da membri nominati dall'ufficio interessato, da un rappresentate dell'Archivio di Stato competente e da uno del Ministero dell'Interno. La composizione della Commissione dovrebbe riflettere i diversi interessi e punti di vista nei riguardi dei documenti. In particolare il rappresentante dell'Archivio di Stato dovrebbe manifestare le esigenze della loro conservazione come fonti per la ricerca storica. Nelle periodiche riunioni, la Commissione ispeziona l'archivio di deposito, discute le questioni inerenti la buona conservazione e l'ordinamento delle carte, propone gli scarti (poi approvati dal Ministero per i beni e le attività culturali) e i versamenti all'Archivio di Stato per gli affari esauriti da oltre 30 anni. Lo scarto si basa su appositi massimari di scarto (elenco delle tipologie delle serie con la previsione dei tempi massimi di conservazione), quando questi siano stati predisposti dalle Amministrazioni competenti. Negli altri casi la Commissione ricorre alla prassi, alla consuetudine e al giudizio dei membri. Da un punto di vista dei processi di sedimentazione delle fonti documentarie, l'importanza delle Commissioni, ed in esse del ruolo dell'archivista, risiede soprattutto nell'esercitare un controllo sugli archivi nella delicata fase nella quale, tra la produzione originaria, la conservazione temporanea presso l'ufficio o presso uffici diversi, i riordinamenti intenzionali, la confusione accidentale e lo scarto, i fondi archivistici finiscono per assumere la fisionomia che è destinata a caratterizzarli, quando, al termine del cosiddetto processo di "trasmissione archivistica" essi confluiranno nell'Archivio di Stato competente, per essere conservati indefinitamente.
L’Archivio di Stato di Latina esercita la vigilanza sugli archivi degli uffici statali periferici della provincia di Latina. Ciascuna commissione, nominata con decreto dal dirigente dell’ufficio periferico, dura in carica per tre anni ed è formata da quattro componenti: due funzionari dello stesso ufficio (di cui uno ha il ruolo di presidente), uno dell'Archivio di Stato di Latina e uno della Prefettura. La commissione si riunisce periodicamente per valutare gli atti destinati alla conservazione permanente e quelli proposti per lo scarto perché non più occorrenti né ai fini amministrativi né a quelli culturali. Allo stesso tempo: vigila sull'organizzazione e sulla gestione degli archivi corrente e di deposito; identifica gli atti di natura riservata; cura i versamenti all’Archivio di Stato della documentazione di interesse storico secondo la normativa vigente. L’individuazione degli atti da eliminare si basa sui massimari di scarto, che definiscono i tempi di conservazione per le diverse categorie di documenti, predisposti dalle Amministrazioni competenti.
https://archivi.cultura.gov.it/attivita/tutela/piani-di-conservazione-e-massimari-di-scarto
Le proposte, accompagnate dagli elenchi contenenti informazioni su: serie, estremi cronologici, quantità e motivi dello scarto, sono inviate e approvate dal Ministero per i beni e le attività culturali - Direzione generale per gli Archivi - Servizio II, Via di San Michele 22, 00153 Roma (dg-a.servizio2@pec.cultura.gov.it)
Annualmente il presidente relaziona sull’attività svolta dalla commissione inviando un resoconto al Servizio II della Direzione generale per gli Archivi del MIC.
