CONSULTABILITÁ - La consultabilità dei documenti d’archivio è regolata dagli artt. 122-127 del decreto legislativo 42/2004, “Codice dei beni culturali e del paesaggio”; quali categorie di dati personali meritino speciale protezione è però definito dal Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali (GDPR).
I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili, ad eccezione de:
- i documenti relativi alla politica interna ed estera dello Stato, dichiarati di carattere riservato dal Ministero dell’Interno d’intesa con il Ministero per i beni e le attività culturali, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
- i documenti contenti dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati personali idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare, che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati relativi a condanne penali, reati e connesse misure di sicurezza, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.
Il Ministero dell’interno può autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli Archivi di Stato anche prima della scadenza dei termini sopra indicati. La richiesta di autorizzazione alla consultazione anticipata deve essere presentata all’Archivio dove si intende effettuare la ricerca; il direttore dell’Istituto provvede ad inoltrarla, con il proprio parere, all’Ispettorato per i servizi archivistici del Ministero dell’interno, che decide sentita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati, istituita presso il Ministero dell’interno (d. lgs. 42/2004, art. 123).
I documenti per i quali è autorizzata la consultazione anticipata conservano il loro carattere riservato e non possono essere ulteriormente utilizzati da altri soggetti senza la relativa autorizzazione (d. lgs. 42/2004, art. 123).
Ulteriori limitazioni alla consultabilità sono previste per le categorie di documenti indicati dal Decreto del Ministero per i beni culturali 26 ottobre 1994, n. 682
Regole deontologiche per il trattamento dei dati personali per fini storici
Non tutti i dati personali che possono essere consultati possono essere pubblicati. Il d. lgs. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali distingue, infatti, fra “comunicazione” e “diffusione” dei dati personali (art. 2-ter). Nelle sale di lettura degli Archivi di Stato i documenti contenenti dati personali vengono “comunicati” agli utenti, che se li pubblicano li stanno “diffondendo”. La diffusione di dati personali a scopo di ricerca storica deve essere effettuata nel rispetto delle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica.
L’art. 126 del d.lgs. 42/2004 "Codice dei beni culturali e del paesaggio" prevede che “La consultazione per scopi storici dei documenti contenenti dati personali” sia “assoggettata anche alle disposizioni del Codice di deontologia e di buona condotta previsto dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali". A seguito dell’entrata in vigore del Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (GDPR), tale codice è stato modificato − ma in modo non sostanziale − e ribattezzato Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica; è pubblicato come allegato A.2 al d. lgs. 196/2003, "Codice in materia di protezione dei dati personali" (modificato dal d.lgs 101/2018).
Le Regole deontologiche sono fondate sul principio che i dati personali debbono essere utilizzati nel rispetto della dignità delle persone interessate. Da questo principio, discendono una serie di norme di comportamento da un lato per gli archivisti, da un altro per gli utenti degli archivi. Queste norme devono essere osservate non solo in riferimento ai documenti dell’ultimo settantennio, ma anche a quelli di data anteriore, nel caso in cui contengano dati personali la cui divulgazione può ledere la dignità di persone viventi.
Tutti coloro che fanno ricerca d’archivio debbono ricordare che:
“L’utente può diffondere i dati personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se gli stessi non ledono la dignità e la riservatezza delle persone.” (art. 11, c. 4).
Diversa è la situazione quando si scrive di personaggi noti; in questi casi è consentito pubblicare dati personali anche di natura sensibile, purché ci si astenga da intrusioni nella vita privata non necessarie; spiegano infatti le Regole deontologiche:
“La sfera privata delle persone note o che abbiano esercitato funzioni pubbliche deve essere rispettata nel caso in cui le notizie o i dati non abbiano alcun rilievo sul loro ruolo o sulla loro vita pubblica.” (art. 11, c. 3)
Infine, archivisti e utenti debbono ricordare che “Il rispetto delle disposizioni contenute nelle regole deontologiche (…) costituisce condizione essenziale per la liceità e la correttezza del trattamento dei dati personali.” (D. lgs 196/2003, Art. 2-quater, c. 4) .
