La ricerca negli Archivi di Stato è libera e gratuita. Per fare ricerche nella Sala di studio è necessaria l'autorizzazione della Direzione. All’atto della compilazione della domanda di ammissione, il richiedente esprime il consenso al trattamento dei propri dati personali, funzionali al rilascio dell’autorizzazione da parte del Direttore, e dichiara di aver preso visione del presente Regolamento.
La finalità della ricerca deve essere chiaramente specificata dall’utente nella domanda di ammissione.
Per ricerche con finalità di studio è necessario compilare una domanda annuale di ammissione con presentazione di un documento d'identità in corso di validità.
Per ricerche amministrative è necessario compilare ad ogni accesso una domanda di lettura e consultazione di documenti per finalità amministrativa con presentazione di un documento d'identità in corso di validità.
Firmando la domanda, il richiedente si impegna a rispettare il Regolamento interno e le Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 - 19 dicembre 2018 (pubblicato in GU n. 12,15 gennaio 2019).
È vietato introdurre nella Sala di studio borse, cartelle, altri contenitori, nonché telefoni cellulari e altri dispositivi di fotoriproduzione, salvo richiesta formale ed espressa autorizzazione da parte del personale di sala per motivi di riproduzione con mezzi propri. Sono possibili controlli ed ispezioni in entrata e in uscita dall’Archivio. Nei locali è attivo un impianto di videosorveglianza.
Prima di prendere posto in Sala di studio, lo studioso è tenuto ad apporre la propria firma in forma leggibile sul registro delle presenze giornaliere. Per garantire il massimo silenzio in Sala di studio, i colloqui tra gli studiosi devono svolgersi all’esterno della Sala, nei locali attigui o in anticamera. Le comunicazioni con il personale devono tenersi a bassa voce. Non è consentito l'uso di telefoni cellulari per comunicazioni telefoniche.
E’ a disposizione degli utenti la guida dei fondi e degli strumenti di ricerca, che presenta tutti gli strumenti e gli inventari disponibili sia in formato cartaceo sia in formato digitale, alcuni direttamente disponibili on-line sul sito web dell’Istituto. Gli inventari e gli strumenti di ricerca disponibili in formato cartaceo sono disposti in ordine numerico progressivo sugli appositi scaffali e sono liberamente consultabili da parte degli utenti, i quali prendono nota delle segnature archivistiche dei pezzi riportate negli inventari che, al termine della consultazione, devono essere ricollocati negli scaffali. Gli utenti possono inoltre consultare dalle postazioni informatiche presenti in Sala di studio le banche dati e gli inventari informatizzati disponibili, alcuni anche on-line sul sito web dell’Istituto.
Per la richiesta dei pezzi, l’utente compila in triplice copia le apposite schede di richiesta sul blocchetto numerato, che saranno vistate dall’addetto di Sala. Su ciascuna scheda di richiesta (predisposta con fogli di colore bianco, giallo, rosa) l’utente indica i dati di riferimento di un solo pezzo archivistico riportando in modo chiaro e completo la segnatura dell’inventario.
Non possono essere evase richieste di unità in cattivo stato di conservazione (anche se non segnalate in inventario), in temporaneo deposito da parte di altri utenti o in uso al Servizio di fotoriproduzione o al personale dell’Archivio per attività di riordinamento e inventariazione.
E’ compito dell’addetto di Sala conservare i bollettari delle matrici nei quali restano allegati i fogli bianchi delle schede di richiesta.
E’ compito altresì dell’addetto alle prese di:
- collocare il foglio rosa al posto del pezzo prelevato, raccogliendolo una volta che questo venga rimesso fisicamente nella sua posizione;
- inserire il foglio giallo all’interno del pezzo archivistico prelevato; il foglio giallo deve sempre accompagnare l’unità, sia che venga riprodotta oppure che venga lasciata in deposito o che venga ricollocata al posto nel deposito.
È vietata qualsiasi azione che possa danneggiare il materiale documentario. In particolare è vietato l'uso di stilografiche o di altre penne a inchiostro. Non è consentito apporre segni o numerazioni sulle carte. È inoltre assolutamente vietato alterare l’ordine in cui si trovano i documenti all’interno delle unità archivistiche e porre fogli o altro tra le carte. Si deve altresì prestare la massima attenzione nella consultazione, evitare assolutamente di appoggiarsi sulle carte, di scrivere su fogli collocati sui documenti. Il personale preposto alla vigilanza interverrà in caso non si rispettino tali norme e in caso di ripetuta grave mancanza lo studioso potrà essere allontanato dalla Sala di studio, fermo restando la possibilità di ulteriori sanzioni nei casi più gravi.
Per quanto non precisato nel presente Regolamento, si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato (in particolare il R.D. n. 1163/1911, il D.P.R. n. 1409/1963, il D.Lgs. n. 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio e il D.Lgs. n. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali).
